A síntese organizacional dos dados funcionais mostra com muita propriedade o caráter dinâmico que toda tecnologia tem. A figura resultante permite visualizar a forma através da qual determinada tecnologia resolver um problema específico e até mesmo um conjunto de problemas. O ponto de partida da síntese organizacional são as descobertas feitas em relação às questões estruturais e processuais, de maneira que as questões funcionais demonstram como aquelas funcionam. Quando focada nas estruturas, a organização de dados funcionam explicitam o papel de cada parte para a geração da funcionalidade global; quando o foco são as etapas de processos, a figura resultante da organização dos dados demonstram a dinâmica funcional específica, particular, de cada etapa. A forma como cada etapa exerce influência sobre as outras etapas e sobre a tecnologia global é responsabilidade da organização dos dados relacionais, que será vista mais adiante. Aqui a finalidade é apenas mostrar como a figura sintética da organização dos dados funcionais pode ser elaborada.
A primeira coisa que se deve ter em mente é que a finalidade de toda tecnologia é resolver algum problema da realidade. Por esse motivo, quando o cientista se defronta com uma estrutura ou um processo, sua mente busca uma forma de encapsulamento daquela estrutura ou processo para que seu funcionamento gere os benefícios esperados. Quando os dados da matriz são manipulados, a figura que se pretende construir precisa permitir que a funcionalidade esperada seja visualizada esquematicamente. Por esse motivo, a recomendação é que se aproveite a figura estrutural ou processual das etapas anteriores e nela sejam desenhadas as funcionalidades. As representações estruturais são uma simples estrutura analítica do produto (EAP), enquanto as representações processuais são uma forma simplificada em formato fluxogramático. Para a geração da representação funcional, acrescentam-se as funcionalidades em cada elemento estrutural e etapa processual.
A primeira etapa da representação é o registro das funcionalidades. Para esquemas baseados em EAP, para cada elemento estrutural devem ser anotadas as funcionalidades. Este procedimento pode seguir a lógica dos checklists, com a recomendação começando pelas funcionalidades prioritárias e terminando com as secundárias. As funcionalidades essenciais garantirão o funcionamento mínimo procurado, enquanto as funcionalidades secundárias estão voltadas para a expansão de benefícios ou elevação da qualificação das funcionalidades essenciais. Por exemplo, um software de medição de temperatura pode conter apenas um sensor simples para mensuração em graus celsius (funcionalidade essencial), mas pode também incorporar elementos que meçam umidade (funcionalidade secundária). Os registros das funcionalidades processuais precisam vir em formato de etapas, da primeira à última, exatamente como se descreve um microprocesso, que é o que, efetivamente, cada etapa é.
Depois que os registros são feitos, o desafio é a confecção da figura representativa das descobertas. Para a organização dos dados baseada em estruturas, os registros podem ser feitos no interior da própria caixa estrutural. Na parte superior da caixa fica a identificação do elemento estrutural e embaixo as funcionalidades. Esse mecanismo transformará a EAP em um funcionograma. Os funcionogramas destacam as atribuições, responsabilidades, funcionalidades de um determinado elemento ou componente estrutural, à semelhança dos funcionogramas que são muito comuns no processo organizacional de recursos humanos, por exemplo.
A organização dos dados funcionais baseados em processos pode ser feito de diversas maneiras. Os modelos mentais, por exemplo, são uma técnica muito difundida para isso. Contudo, o desafio de todas as técnicas previstas pelo método científico-tecnológicas é facilitar a prototipagem. Por essa razão é recomendado que a figura representativa seja simples e precisa. A simplicidade exige o menor número possível de adornos, sinônimo de sobriedade, enquanto a precisão designa a preocupação em registrar o que é essencial e qualificativo. O essencial é o mecanismo mínimo para que a tecnologia apresente os benefícios esperados, enquanto o qualificativo diz respeito aos requisitos de qualidade previstos.
Como consequência, organizar os dados funcionais de processos é desenhar os microprocessos locais, específicos, exatamente da mesma forma como o macroprocesso da tecnologia foi desenhado para conformar a figura processual. Quem olha uma figura representativa de dados funcionais percebe com facilidade o macroprocesso e os vários microprocessos. Alguém poderia observar, com razão, que as maneiras através da quais os microprocessos se unem uns aos outros são também outros microprocessos. Mas essas formas intermediárias serão tratadas depois, porque elas realmente constituem a organização de dados relacionais. A junção da figura funcional com a relação gera os fluxogramas e os algoritmos, por exemplo. O fato é que a representação dos dados funcionais a partir de esquemas processuais permite que os designers tenham várias ideias iniciais do artefato a ser construído, assim como os diversos materiais, técnicas e tecnologias que poderão ser utilizados para tal.
Há quem considere que a organização de dados funcionais são o ponto de partida para a geração de tecnologias. Isso pode ser verdadeiro. Mas a experiência tem mostrado que quando se faz as definições conceituais em primeiro lugar e depois confeccionam-se as suas estruturas e os processos, além de facilitar a construção dos funcionogramas com precisão e simplicidade, a organização dos dados funcionais dificilmente apresentam erros ou problemas. Começar direto pelos dados funcionais muitas vezes exige a reconstrução conceitual, processual ou estrutural. Os dados relacionais, contudo, farão a ligação das funcionalidades na constituição da primeira versão real da tecnologia pretendida.
