Digitalização de documentos: eficiência, sustentabilidade e boas práticas na documentação de fornecedores
A digitalização de documentos físicos está deixando de ser uma tendência para se tornar um imperativo estratégico em empresas de todos os portes. Segundo estudo recente da consultoria McKinsey & Company, processos digitais bem estruturados podem elevar em até 30% a produtividade operacional das organizações.
O dado explica por que empresas dos mais diversos setores estão apostando na conversão de acervos físicos em arquivos digitais para reduzir custos, otimizar espaço, reforçar a segurança da informação e avançar em práticas sustentáveis.
Mais do que escanear papéis, o processo de digitalização envolve uma série de etapas técnicas, como higienização, identificação e catalogação dos documentos em plataformas seguras de gestão digital. Esse cuidado é essencial também para processos como a documentação de fornecedores, que exige controle, rastreabilidade e organização eficiente. “Além de agilizar o acesso a informações e reduzir o uso de papel, a digitalização fortalece o controle sobre os dados e ajuda as empresas a estarem em conformidade com a LGPD”, afirma Fabiano Carvalho, CEO da Doc Security, empresa especializada em soluções de gestão documental.
Entre os principais benefícios da digitalização estão a economia de recursos — com a eliminação de impressoras, envio físico de documentos e áreas destinadas a arquivos — e o aumento da eficiência operacional.
Com os arquivos organizados digitalmente, a busca por informações se torna mais rápida e precisa, favorecendo o trabalho remoto e a tomada de decisões. A prática também está alinhada a compromissos ESG, com redução significativa do uso de papel e menor impacto ambiental.
Outro diferencial é a segurança. “Diferentemente dos arquivos físicos, os documentos digitais podem contar com recursos como criptografia, autenticação em múltiplos fatores e controle de acesso. Além disso, todas as movimentações ficam registradas na plataforma, permitindo rastreabilidade total e transparência”, explica Fabiano Carvalho.
Essas soluções ganham relevância especialmente diante da crescente exigência de conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que obriga empresas a manter controle rigoroso sobre o ciclo de vida de suas informações.
