Padronizar processos é formalizar um sequenciamento lógico que inicia com a primeira etapa do processo de produção e termina com aquela que materializa a inovação desejada; o processo de formalização, contudo, sempre inicia com uma determinada situação problemática e culmina com o acompanhamento dos resultados do novo processo padronizado. A padronização pode ser primária, que é aquela determinada assim que todas as etapas da inovação são consideradas finalizadas, ou derivada, que são aquelas resultantes dos constantes esforços de melhorias contínuas do processo de inovação e da sua produção. Embora a padronização seja sempre de todo o processo ou do subprocesso, pode acontecer de determinada alteração acontecer apenas em uma das etapas do processo ou subprocesso, permanecendo válidas as demais, o que leva à formalização/alteração de apenas aquela etapa. Ainda assim, é preciso testar o impacto que a alteração em uma ou outra etapa pode causar no subprocesso ou processo, antes de formalizá-lo. Na prática, qualquer alteração no processo implica necessariamente de aplicação de todo o processo de padronização.
Padronizar é formalizar. A palavra formalizar vem de forma, que é aquele objeto com o qual se fazem bolos ou tijolos, para que todos os bolos e tijolos produzidos através dele sejam muito parecidos, já que é impossível que sejam iguais. A finalidade da formalização é justamente essa: garantir que todas as etapas de determinado processo vão ser executadas praticamente da mesma forma. Se são executadas da mesma forma utilizando-se os mesmos insumos, é natural que se espere que os produtos produzidos também sejam parecidos. E é exatamente essa a intenção da padronização: garantir que não haja variações desnecessárias e inadequadas entre os diversos produtos produzidos com o mesmo processo ou subprocesso.
Para formalizar, o processo precisa ser escrito, esquematizado, representado detalhadamente. É muito comum, por exemplo, o uso de fluxogramas para isso. Cada parte desse diagrama marca uma etapa do processo que, por sua vez, deve ter sua execução detalhada, de forma parecida com o que se faz com as receitas de culinária. Além das instruções por escrito, muitas vezes é necessário que haja a correspondência de diagramas, figuras, fotografias e outros recursos visuais, para que os operadores saibam exatamente como executar cada etapa. Novamente, aqui, a finalidade é que, caso algum operador tenha a menor dúvida possível sobre como realizar cada atividade, possa consultar a documentação do processo e saná-la com adequação. A documentação, portanto, é o produto da padronização do processo.
Uma terceira e fundamental questão sobre a formalização dos processos é o seu caráter pedagógico. Não apenas a autoeducação e autoinstrução, que são decorrentes dos esforços individuais de aprenderem por si mesmos aquilo que desconhecem, mas fundamentalmente os esforços coletivos e organizacionais para a mudança da mentalidade operatória das pessoas que trabalham no processo de produção em vias de padronização. Vimos que o treinamento/capacitação das pessoas é uma das etapas da padronização, mas não foi dito que essa etapa é feita com o uso da documentação que ensina a como realizar cada atividade de cada etapa do processo ou subprocesso.
Reinaldo chegou ao trabalho um pouco antes do início do expediente. Com a anuência do seu diretor, teve acesso à sala de instrução, acessória à unidade de produção de uma nova tecnologia a ser entregue na próxima semana para um dos principais clientes de sua instituição de ciência e tecnologia. Ainda que tenha participado intensamente nas descobertas dos componentes da nova invenção, um pouco de dúvida pairava em sua mente acerca de como fazer o acoplamento do produto de um subprocesso para com outros dois subcomponentes, frutos de outros subprocessos. Por cerca de 30 minutos estudou minuciosamente a situação padronizada. Isso foi suficiente para que pudesse se considerar apto a fazer a apresentação do processo de produção da inovação para o demandante principal.
Uma instituição federal de ciência e tecnologia do Norte do Brasil estava na metade do processo de padronização do processo de inovação de um de seus clientes. Depois de identificado o problema e suas causas, testadas as relações causas-efeitos, elaborado um esquema de produção centrado nas relações causas-efeitos consideradas válidas e aprovado o novo processo de inovação, tinha chegada a hora do treinamento/capacitação do quadro de pessoal da empresa. O próprio diretor geral do campus se encarregou de tirar cópias do original da documentação que mostrava como executar cada atividade de cada etapa do processo de inovação. Ao longo de duas semanas, quatro horas por dia, todas as pessoas envolvidas com a inovação foram capacitadas a fazer funcionar o novo processo. De fato, na semana seguinte começaram a produzir seguindo os novos ditames. Os resultados esperados foram alcançados, sob um novo patamar de motivação e elevação do clima organizacional. A nova padronização tinha sido um sucesso efetivo.
Diferentemente do que muita gente imagina, o que é uma imaginação completamente equivocada, a padronização não aprisiona as pessoas. Pelo contrário, permite que seja liberada toda a sua capacidade criadora e inventiva para que mais e melhores resultados sejam alcançados a partir das orientações contidas nos padrões. Padronizar, portanto, é orientar a como fazer alguma coisa, de maneira que se evitem esforços desnecessários e o consumo inadequado de recursos. Se, por exemplo, resultados mais promissores puderem ser alcançados de outras formas que não os padrões atuais, aí estará um possível ponto de partida para uma nova padronização. Sem os padrões, dificilmente haveria o equilíbrio da qualidade dos produtos e tampouco seriam possíveis melhorias contínuas regulares.
